- Постановка задачи управления производством
В условиях рыночной экономики предприятие нуждается в решении задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления.
Для постановки задачи управления производством приведем некоторую схему подхода к автоматизации управления.
Если предприятие развивается с нуля, то оно проходит несколько стадий развития, начальной из которых обычно является следующая.
- Работают несколько человек. Руководство замыкает процесс управления на себя, управляет всеми процессами сразу, при этом механизмы управления кустарны и сводятся к выдаче устных или письменных распоряжений.
- При расширении компания увеличивается число сотрудников, появляются структурные подразделения и, соответственно, их руководители. Однако стиль управления остается прежним. При отсутствии четкой системы управления часто возникает боязнь руководства делегировать полномочия другим сотрудникам, стремление делать всё самому, недоверие к людям. В результате оперативное получение точной количественной информации о реальном состоянии дел становится практически невозможным, поскольку сведения, предоставляемые руководителями структурных подразделений обычно разрозненны, возможно тенденциозны и зачастую противоречивы.
- Приглашение в компанию начинают с экономистов и аналитиков для сбора информации для руководства, маркетинга и других служб. Однако эта информация может быть неполной, не всегда точной, и главное никогда актуальной, так как на её получение требуется достаточно много времени.
- Приглашение в компанию программистов в помощь аналитикам, чтобы частично автоматизировать сбор и обработку данных. В результате, как правило, появляется комплекс несвязанных программных средств, зачастую по разному представляющих одну и ту же информацию, что вызывает новые проблемы.
- Ситуация становится неуправляемой вследствие роста компании, появление новых направлений деятельности, новых людей.
Таким образом, основные требования к системе управления следующие:
- простота и прозрачность системы в целом;
- информация едина для всех служб и достоверна,
- достоверность информации гарантируется собственно системой управления в целом, а не отдельными людьми.
В результате достигается возможность простого и эффективного контроля за работой компании в целом, контроля отдельных процессов и даже контроля деятельности отдельных сотрудников.
Предприятия, нуждающиеся в комплексной автоматизации
- На сегодняшний день динамично развивающиеся предприятия, успешно перешедшие из числа малых в состав так называемых средних, составляют подавляющее большинство в общем числе предприятий, нуждающихся в комплексной автоматизации процесса управления. Объективная необходимость повышения эффективности управления за счет комплексной автоматизации определяется сегодня для этих предприятий неумолимыми условиями конкурентной борьбы на рынке товаров и услуг.
Область деятельности таких предприятий практически не ограничена: оптовая и розничная торговля, различного рода услуги, штучное и мелкосерийное сборочное производство. Примерами таких предприятий могут служить компьютерные фирмы, фирмы, занимающиеся поставкой и продажей оргтехники, бытовой техники, автозапчастей, мебели, канцтоваров, фирмы, занимающиеся ремонтом, и многие другие.
- Крупные предприятия, характеризующиеся несколькими существенными особенностями:
- разнородность сфер деятельности,
- территориальная распределенность компании,
- наличие большой номенклатуры материальных ценностей.
- масштаб бизнеса
Главная отличительная черта крупных компаний –– масштаб бизнеса требует учета всех особенностей, оказывая существенное влияние на такие «элементы» автоматизации, как ИТ-стратегия, архитектура и интеграция систем, организация проекта автоматизации и требует комплексного подхода к организации процесса автоматизации.
- Малые предприятия в плане комплексной автоматизации управления рассматриваться не будут, т.к. их реальный объем позволяет обеспечить удовлетворительное решение задач управления традиционными средствами бухгалтерского учета.
2.Основные задачи управления предприятиям
В процессе управления предприятиями необходимо эффективное решение комплекса задач,
- управление финансами;
- управление производством;
- управление сбытом и снабжением;
- управление внутренними службами;
- управление кадрами.
- обеспечение учета
На предприятии необходимо обеспечить как минимум три вида учета:
- оперативный учет – обеспечивает сбор первичной информации и является основным поставщиком данных для остальных видов учета;
- управленческий учет – направлен на получение информации для детального анализа деятельности предприятия, прогнозирования и принятия решений;
- бухгалтерский учет – обеспечивает получение необходимой бухгалтерской отчетности;
В зависимости от особенностей и масштаба предприятия каждый из выделенных видов может включать в себя значительное число отдельных задач.
Особенностью решения задач управления на средних и крупных предприятиях является необходимость использования в качестве одной из основ для принятия решений данных управленческого учета.
Управленческий учет представляет собой систему сбора, обработки и предоставления информации высшему менеджменту для принятия последним различных управленческих решений. В этом его главное отличие от традиционного финансового (бухгалтерского) учета, ориентированного главным образом на внешних пользователей – кредиторов, акционеров, фискальные органы. Существующая система бухгалтерской отчетности все в меньшей степени отвечает современным требованиям к полноте, достоверности, оперативности информации, необходимой руководству предприятия.
Для средних и крупных предприятий особенно важна комплексность при решении выделенных видов задач управления.
3 . Понятие комплексной автоматизации управления предприятием
Чтобы понять особенности комплексной автоматизации управления, рассмотрим некий гипотетический (но, как показывает практика, достаточно реальный для большого числа предприятий) пример неудачной организации процесса автоматизации управления.
- На определенном этапе жизненного цикла предприятия руководители структурных подразделений ставят перед дирекцией вопросы о необходимости автоматизации участков их деятельности. Как правило, автоматизация начинается с задач бухгалтерии. Представители бухгалтерии уверяют руководство предприятия, что они нашли удобную и недорогую систему автоматизации бухучета, которая решит многие из их проблем. Поскольку предполагаемые затраты действительно выглядят небольшими, руководитель дает добро на приобретение системы.
- Далее службы планирования, снабжения, сбыта, управления кадрами, маркетинга и рекламы, секретариата и прочие в свою очередь предлагают приобрести вроде бы неплохие системы для автоматизации элементов их работы. Каждая из этих систем тоже стоит сравнительно недорого, системы приобретаются и каким-то образом вводятся в эксплуатацию. В результате на предприятии
- образуется несколько систем автоматизации, решающих отдельные локальные задачи.
- системы не связаны между собой информационными потоками данных, отражающих особенности процесса управления конкретным предприятием.
- Внедренные системы неплохо справляются с подготовкой формальных документов для внешних организаций (налоговая инспекция, различные фонды и пр.), однако практически не помогают повысить эффективность процесса управления. На стол руководителю ложатся различного рода отчеты, справки и другие документы с несогласованной номенклатурой позиций, интервалами времени, единицами измерения. Анализ этих материалов требует существенных затрат времени и далеко не всегда дает руководителю желаемые результаты для интегрированной оценки деятельности предприятия и оперативного принятия тактических и стратегических управленческих решений.
- На уровне предприятия предпринимается попытка объединить имеющиеся системы. Поскольку системы приобретались независимо друг от друга, полностью совместить их, как правило, не удается.
- С течением времени система становится просто неуправляемой.
В результате приходится констатировать, что вложенные в автоматизацию средства не оказали никакого влияния на повышение эффективности процесса управления.
Вывод: Рассмотренная ситуация типична для так называемой «островной» (или, как еще иногда говорят, «кусочной», «лоскутной») автоматизации хозяйственной деятельности предприятия. При реализации этого подхода не ставится в явном виде цель повышения эффективности управления предприятием в целом.
Дело в том, что информационные технологии пока, к сожалению, реализуют не то, что вы ожидаете от них, а то, что внятно сформулировано в конкретных требованиях к конкретным программным средствам и автоматизированным процессам.
Как только будет явно поставлена цель автоматизации повышение эффективности управления предприятием в целом, а недостатки островной автоматизации не позволят решить эти задачи, встанет вопрос о комплексной автоматизации. При комплексной автоматизации решение локальных задач отдельных структурных подразделений проводится в рамках единой задачи – оптимизации процесса управления.
Комплексная автоматизация управления предприятием реализуется в рамках комплексной системы автоматизации.
Комплексная система автоматизации (КСА) — это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих информационных технологий.
Таким образом, можно выделить основные характеристики КСА управления
- Обеспечение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета
- Формирование единого информационного пространства, охватывающего всю совокупность управленческих процессов предприятия
- Обеспечение:
- высшего руководства– информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;
- руководство среднего уровня– информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;
- рядовых сотрудников– эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.
- КСА управления позволяет устранить недостатки в управлении,:
- разобщенность управленческих и информационных технологий;
- несоответствие систем планирования и контроля;
- неэффективность управления затратами;
- неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).
4.Задачи комплексной автоматизации
Как мы уже говорили выше, современные системы автоматизации управления предприятием собственно управленческих решений, в отличие от систем автоматизированного управления техническими объектами (автопилот, ракеты и торпеды с автонаведением на цель и др.) сегодня не принимают и выполнения этих решений автоматически не обеспечивают.
Например, запустив автопилот, летчик может выпустить из рук штурвал и в определенной степени отвлечься от управления самолетом, а высота, курс и другие параметры полета будут поддерживаться автоматически в соответствии с заданными значениями, при этом достаточно лишь следить за показаниями определенных приборов, чтобы сохранять контроль за ситуацией.
Можно сказать, что Комплексная система управления предприятием представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Часто в литературе такая система носит название корпоративная информационная система (КИС).
В нашей аналогии с управлением самолетом КИС выполняет роль приборной системы, показания которой в той или иной степени характеризуют параметры «полета» предприятия. Однако возможностей автопилота эти системы не обеспечивают. Руководителю предприятия все равно приходится постоянно, держать в руках штурвал, и, ориентируясь по показаниям приборов КИС, обеспечивать продвижение предприятия к намеченной цели.
Используемая нами аналогия позволяет подчеркнуть еще несколько особенностей КИС. КИС должна вести себя так же, как и система управления самолетом – любое управляющее воздействие летчика (руководителя) должно без искажений и в заданное время поступать на исполнительные механизмы, а состояние этих механизмов и результаты их работы должны отображаться на «приборной доске» КИС. Управляя самолетом, летчик должен быть убежден, что показания приборов отражают ситуацию на текущий момент, а не с опозданием, скажем, на полчаса. В идеале также должна вести себя и КИС (с учетом того, что масштаб реального времени может измеряться не долями секунды, как у самолета, а, например, месяцами, в зависимости от особенностей бизнеса).
При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:
- создание или оптимизация единойсистемы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:
- постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
- поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;
Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.. К частным задачам КИС на различных уровнях управления предприятием можно отнести.
Руководство предприятия:
- обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;
- обеспечение контроля сверху донизу за работой предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;
- обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
- предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
- формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;
- устранение случаев «переплаты» налогов, связанных с ошибками или особенностями учета;
Финансово-бухгалтерские службы:
- полный контроль за движением средств;
- реализация необходимой учетной политики;
- оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженности;
- контроль за выполнением договоров, смет и планов;
- контроль за финансовой дисциплиной;
- отслеживание товарно-материальных потоков;
- оперативное получение набора документов финансовой отчетности (бухгалтерской и др.);
- налоговое и бюджетное планирование;
Управление производством:
- контроль за выполнением производственных заказов;
- формирование информации о состоянии производственных мощностей;
- контроль за технологической дисциплиной;
- ведение документов для сопровождения производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);
- определение фактической себестоимости производственных заказов;
Службы маркетинга и рекламы:
- контроль за продвижением новых товаров на рынок;
- анализ рынка сбыта с целью его расширения;
- работа с существующими и потенциальными заказчиками (клиентами);
- ведение статистики продаж;
- информационная поддержка политики цен и скидок;
- использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления;
- контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки, при сбережении затрат на транспортировку;
Службы сбыта и снабжения:
- ведение баз данных товаров, продукции, услуг;
- планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
- оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;
- ведение контрактов (в том числе со сложными платежами и сроками поставок);
Службы складского учета:
- управление многозвенной структурой складов;
- оперативный поиск товара (продукции) по складам;
- оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;
- управление поступлениями с учетом контроля качества;
- инвентаризация;
Создание полномасштабной комплексной системы управления – сложный, во многих случаях длительный и дорогостоящий процесс, требующий:
- изменения управленческих технологий в связи с новыми возможностями обработки и обмена информацией, а зачастую и перестройки существующих бизнес-процессов компании, с созданием новых бизнес-процессов и уничтожением старых;
- развертывания и поддержки современных программно-технических средств;
- настройки программных систем на всю совокупность информации, взаимосвязей, управленческих механизмов, алгоритмов обработки данных, отражающих специфику предприятия;
- обучения персонала новым технологиям;
- преодоления влияний человеческого фактора в процессе внедрения системы;
Практика показывает, что при внедрении системы комплексного управления предприятием, вы можете столкнуться с рядом проблем, основные из которых мы рассмотрим в следующем разделе.